مدیریت مستندات مسئله ای بسیار مهم و حیاتی در سازمان ها است. کنترل ایجاد یا دریافت اسناد، چگونگی مدیریت اسناد مرتبط با نیازهای سازمان، بازنگری اسناد و در نهایت نحوه نگهداری، آرشیو و بایگانی اسناد از جمله موارد بسیار مهم در سازمان ها است که باید مدیریت شود.
سامانه مدیریت مستندات یا Document Management System (DMS) که با نام نرم افزار مدیریت اسناد یا بایگانی اسناد هم شناخته می شود، ابزاری کاربردی در جهت مدیریت چرخه مستندات در سازمان است. مدیریت و کنترل ایجاد یا دریافت اسناد، مدیریت توزیع، سازماندهی، بازنگری، حفظ و بایگانی الکترونیکی آنها از جمله مراحلی هستند که با سامانه مدیریت مستندات در سازمان انجام خواهند شد.
سامانه مدیریت مستندات DMS چه کمکی به سازمان ها می کند؟
اسناد در سازمان ها با توجه به نوع و محل استفاده از آنها، ارزش و اهمیتی که برای سازمان دارند و میزان حساسیت و رسمیت آنها، به دسته های مختلفی تقسیم می شوند. اسناد با توجه به نیازهای سازمان ایجاد یا دریافت می شوند و تغییرات لازم بر روی آنها اعمال شده و پس از تایید، ثبت و بایگانی می شوند. در طول زمان، ممکن است اسناد به فراخور نیاز سازمان یا تغییرات ایجاد شده، ویرایش شده و دوباره ثبت و نگهداری شوند. نرم افزار مدیریت اسناد یا مستندات (Documents)، حفظ و نگهداری اسناد و مشاهده تاریخچه تغییرات آنها را برای سازمان‌ها و همچنین کسب و کارهایی که با مدیریت اسناد سر و کار دارند، ممکن می سازد.
قابلیت های نرم افزار مدیریت مستندات
ساماندهی الکترونیک کلیه اسناد فنی و سازمانی
ساماندهی فیزیکی کلیه اسناد فنی سازمانی (ثبت و بروزرسانی موقعیت فیزیکی سند
امکان پشتیبانی از فرایند تائید سند بین کارشناسان و مدیر سیستم آرشیو
امکان نگهداری و ایندکسیگ کلیه اسناد متنی بصورت اتوماتیک جهت استفاده در جستجوها
امکان جستجو درون فایل های Word , Excel , PowerPoint , PDF
امکان محافظت از اسناد و اعمال محدودیت ها در سطح کاربرها و گروه کاربرها
امکان تقسیم بندی اسناد از عادی تا محرمانه
امکان معرفی ردیف پوشه، پوشه، اتاق، طبقه یا ساختمان جدید و ویرایش آنها
امکان تخصیص هوشمند اسناد به فولدرها
امکان گروه بندی و کلاسه بندی اسناد
امکان یادداشت گذاری بر روی سند
امکان ثبت سوابق مشاهده کنندگان سند
امکان دریافت نظرات کارشناسان پیرامون سند
امکان حذف سند (انتقال به قسمت اسناد حذف شده)
لینک های مرتبط:
مدیریت مستندات
نرم افزار مدیریت مستندات
- ۰۲/۰۵/۲۹