برگزاری جلسات به صورت کاغذی وقت زیادی از سرپرستان و به خصوص مدیران را به خود اختصاص می دهد، هماهنگی های اولیه با شرکت کنندگان، تهیه مکان و وسائل پذیرایی، پیگیری مصوبات و… همگی باعث ایجاد مشکلات فراوانی برای سرپرستان و مدیران سازمان ها هستند.
لذا استفاده از یک سیستم نرم افزاری جهت برگزاری جلسات مکانیزه که به صورت کاملا کاربردی، تمامی مراحل یک جلسه، از هماهنگی قبل از تشکیل تا پیگیری مصوبات جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را در بر داشته باشد، می تواند نقش ارزنده ای در تسهیل مدیریت سیستم جلسات داشته باشد. سیستم الکترونیکی مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات، با نگاهی کاربردی، مدیریت جلسات در سازمان ها را آسان می نماید و می تواند به عنوان یک ابزار کمکی در خدمت مدیران جلسه، شرکت کنندگان و سایر افراد درگیر باشد.
ویژگی نرم افزار سامانه مدیریت جلسات
ویژگی‌ها و قابلیت‌های اساسی
امکان تعریف کارگروه و گروه های تخصصی ذیل کارگروه
امکان تعیین دبیر، رئیس و اعضای هر کارگروه و گروه تخصصی به تفکیک
امکان تعریف شرح وظایف برای هر کارگروه و گروه تخصصی
امکان تعریف جلسات متعدد
تعریف دستور جلسه به تفکیک برای هر کارگروه و یا گروه تخصصی
ارسال دستور جلسه برای دبیر
امکان نظر خواهی دبیر جلسه از پیشنهاد دهنده دستور جلسه
اخذ تاییدیه دستور جلسه از رئیس جلسه
امکان چک کردن تقویم کاری اعضا و نمایش تداخلات زمانی
امکان چک کردن تقویم سالن برگزاری جلسه بابت رزرو و نمایش تداخلات زمانی
تولید و ارسال اتوماتیک فرم های دعوتنامه برای اعضا
امکان لغو جلسه و اطلاع رسانی به اعضا به صورت خودکار
تولید و ارجاع صورتجلسه به صورت اتوماتیک در صورت نهایی شدن جلسه
ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری و مهلت انجام آن ها
ارسال مصوبات برای مجریان تعیین شده هر فعالیت
ارسال اقدامات به اقدام کنندگان تعیین شده به صورت اتوماتیک
امکان رویت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین شده
امکان دریافت گزارش از وضعیت پیشرفت مصوبات
ایجاد لیست پیگیری های اقدامات مصوب شده در جلسات
ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای مصوبات
- ۰۲/۰۳/۲۶