سیستم مدیریت وظایف چیست؟

نرم افزار مدیریت وظایف یا Task Management Software یک سامانه تحت وب برای مدیریت وظایف افراد است. این سامانه ابزاری بسیار مفید و کاربردی در شفاف سازی و مدیریت وظایف کارمندان در سازمان می باشد. با استفاده از این سامانه، سازمان ها می توانند به کارکنان خود در پروژه های مختلف وظیفه تخصیص دهند و همچنین وظایف تخصیص داده شده به افراد را مدیریت نمایند.
نرم افزار مدیریت وظایف و فعالیت ها به مدیران سازمان کمک می کند تا وظایف کارکنان را بر طبق تاریخ تنظیم کنند و با یادآوری این وظایف به کارمندان، فعالیت و کارهای روزانه و هفتگی هر فرد را مشخص می کند. همچنین امکان پیگیری وظایف، تایید یا رد آنها، ضمیمه کردن فایل ها و اطلاعات مربوط به هر فعالیت و جداسازی فعالیت ها بر اساس رد شده و یا تایید و تکمیل شده، در یک نرم افزار مدیریت وظایف وجود دارد.
سیستم مدیریت وظایف چیست؟
شرکت مشاوره و تحقیقات فناوری گارتنر (Gartner) عقیده دارد که سیستم مدیریت وظایف مجموعه‌ای از محصولات و خدمات نرم‌افزاری است که ساختار گردش کار را به سازمان‌ها و کسب‌وکارها اعمال می‌کند. همچنین موجب تسهیل فرایندهای مهم کسب‌وکار، ایجاد تحول و در نهایت بهبود نتایج و عملکرد سازمان می‌شود. به عبارت دیگر ابزاری است که کسب‌وکارها و سازمان‌ها می‌توانند از طریق آن فرایندهای داخلی خود را اصلاح و بهینه کنند و میزان موفقیت مدیریت (از جمله موفقیت مدیریت پروژه) را به حداکثر برسانند.
مدیریت وظایف و مدیریت پروژه چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟
اگر چه نرم افزار مدیریت وظایف و مدیریت پروژه ویژگی‌های مشترکی دارند، اما تفاوت‌های زیادی هم بین آن‌ها وجود دارد. در وهله اول، این دو از نظر گستره چیزهایی که سازمان‌ها را برای رسیدن به آن یاری می‌رسانند، متفاوت هستند. برای مثال، هر دو مورد به تیم‌ها کمک می‌کنند که با یکدیگر مشارکت داشته و عملکرد بهینه‌تری داشته باشند. اما از آنجایی که پروژه‌ها زمان، دامنه و اهداف محدودی دارند، بنابراین به دنبال بهینه‌سازی گردش کار و فرایندهای سازمان در آن چارچوب محدود می‌باشند. از سوی دیگر، مدیریت وظایف شامل کلیه فرایندها، گردش کار، فعالیت‌ها و وظایف جاری‌ای است که به‌صورت روزانه و خارج از پارامترهای محدود یک پروژه در سازمان به طور مرتب انجام می‌شوند.

مدیریت وظیفه بر هر کارمند و هر کارکردی در هر سطح سازمانی تاثیر می‌گذارد و به بهبود و تسهیل فعالیت‌ها و روندهایی که تاریخ شروع و پایان مشخصی ندارند، کمک می‌کند. مدیریت پروژه در حقیقت زیرمجموعه‌ای از مدیریت وظایف است؛ زیرا پروژه‌های فردی ذیل فعالیت‌ها و اقدامات سازمانی به سرانجام می‌رسند.
چرا تیم شما به سیستم مدیریت وظایف نیاز دارد؟
در حالت کلی، تیم یا کسب‌وکار شما برای ارتقا عملکرد کلی سازمان خود به ابزار مدیریت وظایف نیاز دارد. علاوه بر این، سیستم مدیریت وظایف می‌تواند شرکت شما را از نظر تسهیل جریان اطلاعات و بهینه‌سازی بهره‌مندی از تمامی اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهایی که سازمانتان در حال حاضر از آن‌ها استفاده می‌کند، یاری برساند. می‌تواند عملکرد کارکنان را در هر سطحی پیگیری، سازمان‌دهی و مدیریت کرده و ناکارآمدی‌های موجود در جریان کار فعلی‌تان را شناسایی کند. همچنین قابلیت کاهش مدت زمانی را که شرکت شما برای به‌روزرسانی و ردیابی دستی پیشرفت امور صرف می‌کنید، دارد.

با استفاده از یک سیستم مدیریت وظایف، به‌جای آنکه برای هماهنگ‌شدن با زنجیره ایمیل‌های بی‌پایان و یادداشت‌های بی‌ربط از جلسات حضوری انرژی صرف کنید، از تجربه روابط متمرکز و تبادل اطلاعات بهره‌مند خواهید شد. همچنین به شما کمک می‌کند که موانع و تنگناهایی که تولید را متوقف و کند می‌کنند، شناسایی کنید.
لینک های مرتبط:
مدیریت وظایف