نرم افزار مدیریت جلسات ، مسائل اجتماعی و فرهنگی که امروزه با آنها رو به رو هستیم، پیچیدگی ها و سختی های فراوانی دارد. با توجه به نیازهای مختلف سازمان هایی که از سیستم های همکاری گروهی یا وظیفه ای جهت پیشبرد امور سازمان استفاده می کنند، استفاده از روش های به روز مدیریتی در مدیریت کسب و کار نقش مهمی در بهبود کارایی و افزایش سرعت عمل اقدامات دارد. لذا در راستای رسیدن به این اهداف نیاز به همکاری و تعامل افراد در قالب تیم های گوناگون وجود دارد. این تعامل و همکاری با برگزاری جلسات میان ذینفعان، افراد مجرب رشته های مختلف و مدیران صورت می گیرد. با توجه به شرایط عصر حاضر نیز اهمیت برگزاری جلسات آنلاین به شکل چشمگیری افزایش یافته است.
برگزاری این جلسات به صورت کارا و مفید، همواره با چالش‌هایی رو به رو است چرا که هماهنگی‌های اولیه با شرکت کنندگان، تهیه مکان و وسائل پذیرایی، پیگیری صورت جلسات و مصوبات و … همگی باعث ایجاد مشکلات فراوانی برای سرپرستان و مدیران سازمان ها هستند. از این رو امروزه استفاده از نرم افزار یا سامانه ای به عنوان یک راه حل کلیدی برای رفع مشکلات مربوط به برنامه ریزی، پیگیری و مدیریت بهینه جلسات سازمان مطرح است.
نرم افزار مدیریت جلسات به مدیران سازمان کمک می کند تا بهترین هماهنگی را برای جلسات داشته باشند و از آن طرف بهترین خروجی را هم از آن بگیرند. این سامانه با مدیریت برگزاری جلسات، این فرایند به ظاهر پیچیده و زمان بر را در سازمان ها تسهیل می کند و به نحوی به بهینه سازی جلسات در راستای اهداف سازمان کمک می کند.
سامانه مدیریت جلسات علاوه بر اینها، وظیفه پیگیری موارد مطرح شده در جلسه و همچنین صورت جلسات و موارد تصویب شده را هم دارد.
سامانه مدیریت جلسات چه کمکی به سازمان می‌کند؟
صرفه‌جویی در وقت مدیران و کارمندان
افزایش بازدهی سازمانی
سهولت در پیگیری انجام مصوبات محوله
دریافت گزارش از وضعیت پیشرفت مصوبات
چک کردن تقویم محل برگزاری جلسه بابت رزرو و نمایش تداخلات زمانی
ثبت تمام مصوبات جلسه در سامانه و امکان تخصیص هر مصوبه به یک یا چند نفر
بالا بردن سرعت پیگیری اجرای مصوبات
ابلاغ مصوبات جلسه به افراد و واحد های ذی‌ربط
ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای مصوبات
قابلیت های نرم افزار مدیریت جلسات تحت وب سازمان یار
امکان اتصال جلسه با پروژه
تعریف اتاق جلسات
مدیریت اتاق جلسات
ارسال پیامک جلسات
ورود اطلاعات صورتجلسات و تخصیص موارد جلسات
گزارش پیشرفت جلسات
امکان چک کردن و منتشر کردن تقویم کاری افراد
امکان پرینت صورتجلسه در سربرگ
امکان پیگیری از طریق کارتابل صورت جلسات
امکان ارسال آلرت ایمیلی، مدیریت پیش از جلسه، حین جلسه و پس از جلسه
مدیریت جلسات در سطح سازمان
فضای کاربرپسند
سطح بالای امنیت
مدیریت چرخه حیات جلسه و وظیفه ها
پشتیبانی از طریق سامانه تیکتینگ
مبتنی بر بستر SharePoint
کاربری نامحدود
امکان دسته بندی جلسات بر اساس واحدها و دپارتمان های مختلف
امکان پیوست فایل در دستور جلسه
ثبت جلسات تکرار شونده
- ۰۲/۰۳/۲۶